REGULAMIN WARSZTATÓW I OBOWIĄZEK INFORMACYJNY UCZESTNIKA
§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Niniejszy regulamin (dalej jako: „Regulamin”) określa warunki, zgodnie z którymi
odbywają się warsztaty w Województwie Łódzkim. - Celem warsztatów jest zwiększenie świadomości oraz promocja Funduszy
Europejskich dla Łódzkiego. - Organizatorem (dalej jako: „Organizator”) warsztatów jest: Gmsynergy sp. z o.o.
z siedzibą Tuszyńska 67, 95-030 Rzgów, wpisaną do rejestru przedsiębiorców
Organizator działa na zlecenie i w imieniu Województwa Łódzkiego (dalej jako:
„Zamawiający). - Treść Regulaminu będzie dostępna do wglądu pod adresem
www.warsztatywlodzkiem.pl
§ 2 UCZESTNICY
- Udział w warsztatach jest dobrowolny i nieodpłatny.
- Uczestnikami warsztatów mogą być osoby od 7 roku życia (poniżej 18 roku życia
za zgodą opiekunów prawnych). - Odpowiedzialność za dbanie o bezpieczeństwo leży w gestii Uczestnika.
- Organizator nie zapewnia uczestnikom wydarzenia ubezpieczenia od następstw
nieszczęśliwych wypadków (NNW). Uczestnicy biorą udział w wydarzeniu na
własną odpowiedzialność i we własnym zakresie mogą zadbać o ubezpieczenie.
Organizator ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników wyłącznie
w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa. - Za zachowanie i szkody wyrządzone przez uczestnika podczas warsztatów
odpowiada uczestnik warsztatów, rodzic/prawny opiekun.
§ 3 ORGANIZATOR
- Organizator jest zobowiązany do:
a) dołożenia najwyższej staranności w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu Warsztatów oraz zapewnienia najwyższej jakości świadczonych usług,
b) zapewnienia Uczestnikowi warunków pracy zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy w trakcie trwania Warsztatów. - Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w miejscu
Warsztatów w trakcie i po jego zakończeniu. - Zamawiający planuje przeprowadzenie fotorelacji z warsztatów dla celów
dokumentacyjnych (np. raporty, sprawozdania), informacyjnych (dostępnych na
stronie www.lodzkie.pl z informacją o warsztatach i ich przebiegu), promocyjnych
(na stronie www.lodzkie.pl, profilach w mediach społecznościowych) i
archiwizacyjnych. Udostępniane zdjęcia będą miały charakter zdjęć zbiorowych
stanowiących relację z wydarzenia, wizerunki osób będą stanowiły szczegół
całości. Zdjęcia kadrowane, pozowane zostaną w dokumentacji warsztatów i będą
rozpowszechniane tylko w przypadku wyrażenia zgody uczestnika lub jego
opiekuna prawnego. Zamawiający będzie zbierał zgody pisemne na
rozpowszechnianie wizerunku w trakcie trwania warsztatów.
§ 4 NABÓR
- Liczba miejsc w Warsztatach jest ograniczona.
- Uczestnicy zgłoszenia przesyłają przez formularz zgłoszeniowy. Linki do formularzy zgłoszeniowych:
–Warsztat z monodeserów
–Warsztat siatkarski
–Warsztat z prowadzenia mediów społecznościowych
–Warsztat fotograficzny z fotografii smartfonem z systemem operacyjnym IOS z tłumaczeniem ustawień telefonu
–Warsztat fotograficzny z fotografii smartfonem z systemem operacyjnym Android z tłumaczeniem ustawień telefonu
–Warsztat kolejarski z pokazaniem zaplecza technicznego
–Warsztat z doskonalenia techniki jazdy samochodem na zamkniętym placu symulującym trudne warunki drogowe
–Warsztat z wykorzystania sztucznej inteligencji
–Warsztat z robotyki
–Warsztat z kuchni molekularnej
-Warsztat piłkarski
-Warsztat aktorski - O przyjęciu na Warsztaty w danym terminie decyduje kolejność zgłoszeń. W
przypadku, gdy dany uczestnik zgłosi swój udział w dwóch warsztatach, każda
kolejna możliwość zapisu na kolejne warsztaty będzie zależna od dostępności miejsc (pierwszeństwo mają osoby, które wcześniej nie zapisały się na żaden warsztat). - Informacja o przyjęciu na Warsztaty przesyłana jest na adres poczty elektronicznej
Zgłaszającego na bieżąco, najpóźniej do 3 dni robocze od daty otrzymania
zgłoszenia. - W momencie wyczerpania liczby miejsc na Warsztaty w danym terminie tworzona
jest lista rezerwowa. W razie rezygnacji z Warsztatach któregoś z Uczestników,
osoba znajdująca się na pierwszym miejscu listy rezerwowej jest powiadamiana
pocztą elektroniczną o możliwości uczestniczenia w Warsztatach. W razie
niewyrażenia chęci uczestniczenia w Warsztatach przez tę osobę, informowana jest następna osoba w kolejności z listy rezerwowej. Procedura jest powtarzana do momentu zapełnienia liczby zwolnionych miejsc. - Uczestnik ma obowiązek uczestniczenia w pełnym wymiarze godzinowym
zaplanowanym w programie Warsztatów, aby móc uzyskać potwierdzenie odbycia
warsztatów. - Certyfikat odbycia warsztatów zostanie przekazany uczestnikowi po ich
zakończeniu. - W sprawach nieujętych w niniejszym regulaminie decyduje Organizator.
§ 5 OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Zasady przetwarzania danych uczestników warsztatów
Administrator danych:
Zarząd Województwa Łódzkiego, al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź, tel. (42) 663 30 26,
email: info@lodzkie.pl, kontakt bezpośredni do Inspektora Ochrony Danych:
iod@lodzkie.pl, zwany dalej organizatorem.
Cele przetwarzania danych:
– rekrutacja uczestnika na warsztaty,
– przeprowadzenie warsztatów i dokumentowanie ich przebiegu dla celów sprawozdawczości z działań podejmowanych w programie regionalnym (w trakcie zajęć robione będą zdjęcia), udostępnianie dokumentacji w trakcie audytu i kontroli,
– promocja programów regionalnych Województwa Łódzkiego / Funduszy Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027 oraz polityki rozwoju województwa,
– wypełnianie obowiązków archiwizacyjnych.
Obowiązek podania danych i konsekwencje ich niepodania:
– zastosowanie elektronicznego formularza zgłoszenia wymaga podania adresu mail, brak maila uniemożliwia kontakt z uczestnikiem i przesłanie potwierdzenia rezerwacji miejsca,
– w przypadku niepodania dodatkowych potrzeb organizacyjnych nie ma możliwości ich zapewnienia po stronie organizatora,
– uczestnictwo w wydarzeniu jest dobrowolne, wymaga podania danych
z uwagi na rozliczalność usług świadczonych w ramach programu regionalnego
Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027, w przypadku
niepełnoletnich uczestników warsztatów dane podaje przedstawiciel ustawowych
(jego dane są wymagane z uwagi na podejmowanie przez niego czynności prawnych
w imieniu osoby reprezentowanej),
– rozpowszechnianie wizerunków uczestników warsztatów, w przypadku zdjęć prowadzących do ich identyfikacji, jest uzależnione od udzielenia dobrowolnej zgody, którą można wycofać składając oświadczenie na adres promocja@lodzkie.pl.Udział w warsztatach nie jest uzależniony od wyrażenia zgody na ich rozpowszechnianie. Organizator będzie fotografował warsztaty w taki sposób aby udokumentować ich przebieg, w przypadku braku zgód na rozpowszechnianie wizerunku, umieszczane fotografie czy relacje będą ograniczały się do zilustrowania panującej na warsztatach atmosfery z uwzględnieniem prawa do prywatności osób w nich uczestniczących (wizerunki będą stanowiły tylko szczegół większej całości, podpisy pod zamieszczanymi fotografiami nie będą zawierały danych osobowych).
Przysługujące prawa:
1. Dostępu do danych oraz ich sprostowania, a na czas jego realizacji żądania ograniczenia ich przetwarzania,
2. Wycofania zgody na rozpowszechnianie zdjęć – w przypadku złożenia oświadczenia
organizator w miarę możliwości usunie je z miejsc publikacji (złożenie oświadczenia
nie ma wpływu na zgodność z prawem działań organizatora podjętych przed jego
złożeniem),
3. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych (szczegóły na stronie https://uodo.gov.pl/), gdy uzna Pani/Pan, że
przetwarzanie danych narusza przepisy RODO. Uwaga: wniesienia sprzeciwu wobec utrwalania i przechowywania danych w celach sprawozdawczych będą rozpatrywane negatywnie z uwagi na konieczność realizacji zadań Instytucji Zarządzającej/beneficjenta Pomocy Technicznej (przyjętych zasad dokumentowania zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej) nad interesem, prawami i wolnościami osób.
4. Prawo żądania usunięcia danych przed zakończeniem okresu archiwizacji wymaganego przepisami prawa nie będzie realizowane.
Podstawa prawna:
1. Art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027; ustawą z dnia 5 czerwca 1998 r. o
samorządzie województw,
2. Art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom z niepełnosprawnościami,
3. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy,
4. Art. 6 ust. 1 lit a RODO w związku z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawach pokrewnych (ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU)
5. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia o archiwum dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Okres przechowywania: dane będą przechowywane do czasu rozliczenia
programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z
uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zdjęcia i fotorelacje nie dłużej niż 5 lat.
Kategorie odbiorców danych: instytucje i podmioty dokonujące monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości; podmioty realizujące wsparcie tech. lub org., w tym partnerzy IT; podmioty upoważnione na podstawie prawa (np. osoby wnioskujące o dostęp do informacji publicznej), odbiorcy kanałów publicznie dostępnych.